En carpetas, cajas o directamente en pilas sueltas, decenas de facturas y comprobantes de pago de servicios e impuestos se acumulan en algún rincón de la casa. La duda frecuente, sobre todo cuando se intenta poner orden al papelerío, es por cuánto tiempo hay que guardar los recibos. ¿Se pueden tirar? ¿Es la empresa que brinda el servicio o el consumidor quien debe tener la prueba ante una denuncia por falta de pago u otro error?

Algunos todavía sostienen que hay que guardar las facturas con sus comprobantes de pago durante diez años. Justifican el archivo eterno al recordar los tiempos en que los trámites de algunos servicios públicos, como el del teléfono, podían demorar años. Cualquier papel faltante se convertía en un incordio.

Otros suponen que con guardar los recibos del último año es suficiente. Muchos, además, sumaron canales de pago electrónico (homebanking, Pago Mis Cuentas, Mercado Pago) por lo que el comprobante va a parar directamente a la bandeja de entrada de algún mail y lo que queda en papel es la factura suelta.

Pero a ciencia cierta, quién dice por cuánto tiempo hay que guardar las facturas y comprobantes de pago tanto de los servicios –públicos y privados- como de los impuestos. La respuesta está en el Código Civil y Comercial, con una aclaración puntual para este caso.

“En líneas generales el tiempo por el que hay que guardar facturas y comprobantes de pago tiene que tener correlación con el tiempo en el que prescribe la acción de reclamo, cuando se libera al deudor”, explica el abogado Facundo Roitman, especialista en derecho administrativo de la Defensoría del Pueblo.

En este sentido -sostiene el abogado- si bien la prescripción general que establece el Código es de cinco años, la excepción puntual para los servicios es de dos. “Lo que sucede es que a los dos años vence la posibilidad de accionar”, agrega.

Cuáles guardar y cuáles tirar

De acuerdo a esta explicación, una respuesta válida al momento de encarar la pila de facturas y decidir cuáles tirar y cuáles no podría ser conservar tan sólo los comprobantes de pago de los últimos dos años. Aunque unos pocos casos, excepcionales, pueden requerir los comprobantes de hasta cinco años atrás.

“Si bien a los dos años vence la posibilidad de accionar hay una discusión teórica que dice que ese derecho se mantiene de forma natural y sigue vigente. Pero es más bien un concepto teórico al que se apela en poquísimos casos”, explica el letrado. La mala noticia para los partidarios de tirar todo es que según Roitman, en definitiva, sigue siendo “recomendable” guardar todos los papeles por “el mayor tiempo posible”.

A esto último, el abogado suma otra complejidad. “Hay que prestar atención a los impuestos locales porque los municipios pueden establecer un plazo diferencial para su jurisdicción. Acá también hay una discusión teórica. Algunos dicen que esto no debería suceder porque el Código tiene alcance nacional mientras que otros apelan a la independencia de las provincias”, agrega.

¿Pero quién debería demostrar la falta de pago en caso de que ocurriera? Acá Roitman explica que en una relación de consumo existe una “desigualdad real” y por eso el derecho establece una “especie de discriminación positiva a favor de los usuarios”. Lo que significa que se invierte la carga probatoria y la empresa que presta el servicio es la que tiene que probar que el usuario está en falta.

Pero aquí otro pero. “Si bien es la empresa la que tiene que demostrar la deuda, tener la factura y el comprobante de pago es la única forma de probar que pagaste el servicio. Por eso recomiendo guardarlos por dos años como mínimo”, explica.

Por último, el abogado agrega que muchas veces el conflicto no es con la prestadora del servicio sino con los registros tipo Veraz o Nosis, que detectan una deuda y pueden traer problemas para sacar créditos, por ejemplo. “En este caso con los comprobantes de pago uno puede demostrar rápidamente que se trata de un error y salir del registro”, aclara.

En vías de la despapelización

Para muchos especialistas el fin de las facturas en formato papel está a la vuelta de la esquina. El hecho de que grandes volúmenes de documentación puedan almacenarse de forma informática –sin ocupar lugar en el fondo de algún placar- es uno de los grandes beneficios. “Lo que cambia es la forma y no el fondo”, explica el abogado. Por lo que igual habría que mantener en orden los archivos de facturas y comprobantes de pago por el mismo término de dos o cinco años.

“El problema es que deja afuera a un sector de la sociedad, que todavía es muy grande, que no tiene acceso o no está familiarizado con la tecnología. La despapelización es posible cuando el acceso a la tecnología sea universal y esté garantizado”, opina Roitman, que aclara que hoy en día el principio sigue siendo el papel y la excepción es la factura electrónica.