Al inicio de nuestra gestión y a través de la Secretaría de Innovación Pública de la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación, un equipo interdisciplinario integrado por investigadores del Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Técnicas (CONICET), de Universidades Nacionales, de la Fundación Sadosky y consultores privados, realizó un relevamiento del estado de situación del sistema de Gestión Documental Electrónica -GDE- (hoy denominada Plataforma Integral de Gestión Documental Digital), de la Administración Pública Nacional.

Un informe de la Auditoría General de la Nación advirtió a mediados de 2019 que el 97% de los usuarios del sistema encuestados habían informado que la indisponibilidad de GDE era frecuente o muy frecuente, que en horarios centrales acusaba bajo desempeño. El informe, ignorado por el gobierno de Macri, tenía puntos en común con las auditorías que realizamos en enero 2020: el volumen y la complejidad de problemas reportados por las distintas áreas del Estado al utilizar un sistema complejo y de misión crítica era inmenso. Pero la situación era aún más grave: cuando iniciamos el gobierno el Estado no tenía ningún tipo de control sobre GDE, ni operativo, ni funcional, ni de infraestructura.

Esa situación no constituía ninguna novedad. El vaciamiento sostenido de las áreas sustantivas del Estado, el sub-dimensionamiento de las necesidades y criticidades de un Estado al servicio de la ciudadanía también se replicó a las áreas técnicas de la administración pública. El correlato de esto también es conocido: concentración de roles en pocas personas y una excesiva dependencia de las consultoras externas que desarrollaban y mantenían el sistema.

Tan solo unos pocos días atrás cumplimos un año de gestión. Durante este período no sólo no “desmantelamos el uso del Expediente Electrónico”, como dice sin fundamento el expresidente, sino que hicimos todo lo contrario: revisamos y reconstruimos un sistema desmantelado. Desde la Subsecretaría de Innovación Administrativa de la Secretaría de Innovación Pública establecimos una estrategia de trabajo completamente distinta y soberana. Conformamos un equipo dedicado a la arquitectura del software que nos permitió iniciar un camino de mejora continua, sostenido por personal técnico propio de alto perfil que capitaliza el conocimiento y con ello la continuidad y robustecimiento del servicio acorde con un sistema declarado como infraestructura crítica que, además, es una de las principales herramientas para la gestión administrativa del gobierno. Un sistema que hasta 2019 no contaba con estructuras y respuestas de contingencia y por tanto, paralizaba el normal desempeño del sector público ante cada falla, caída o incidente.

Así, pudimos resolver las principales fallas del sistema de Gestión Documental Electrónica -GDE- concentrándonos en aquellas que incidían directamente en el quehacer de la Administración Pública Nacional en todos sus niveles jerárquicos. Implementamos 21 actualizaciones de software, produjimos más de 1800 nuevos casos de prueba documentados, implementamos 62 soluciones a errores e inconsistencias y desplegamos 46 mejoras evolutivas entre nuevas funcionalidades y ajustes tendientes a mejorar la experiencia de las personas usuarias.

Estos cambios de tipo funcional y de diseño de la arquitectura del software e infraestructura, tuvieron como principal objetivo robustecer y escalar las herramientas tecnológicas críticas del Estado Nacional. Y el impacto de las mejoras es enorme ya que abarca los refrendos y firma de actos administrativos presidenciales y siguientes niveles jerárquicos, las tareas de gestión de los equipos legales en la producción y seguimiento de firma documentos, el robustecimiento del modelo de interoperabilidad documental entre la administración nacional, provincial y municipal, los servicios destinados al Gestor de Asistencias y Transferencias y a la plataforma de Trámites a Distancia para expedientes del Tribunal Fiscal de la Nación y otras gestiones ofrecidas por la plataforma, la de consulta de documentos y expedientes generados en estructuras organizacionales actuales, entre otras.

La centralidad de los procesos de digitalización y transparencia para el gobierno nacional que encabeza Alberto Fernández se manifiesta además en la Resolución 36/2020 de la Secretaría de Innovación Pública que el 5 de junio declaró al Sistema de Gestión Documental Electrónica como Infraestructura Crítica del Estado.

La estabilización y la mejora integral del sistema permitió que durante el transcurso del 2020, en el marco de la pandemia covid-19 y reforzando la ética política del cuidado y de la preservación de la salud de los trabajadores y trabajadoras del Estado, a través de dicha plataforma integral se generen más de 77.198.000 documentos, más de 24.207.000 pases de expedientes y más de 7.128.000 expedientes iniciados. El uso del sistema se incrementó sostenidamente durante el transcurso del año. Comenzamos con un promedio de usuarios en días hábiles de 28.361 y de 2.093 en días inhábiles, durante enero y febrero, llegando en noviembre a los 29.461 usuarios únicos en días hábiles y 5.278 en días inhábiles.

Desde la base de un sistema estabilizado impulsamos la firma de convenios con provincias, municipios y otras dependencias estatales, donde es la Secretaría de Innovación Pública, a través de la Subsecretaría de Innovación Administrativa, quien implementa, asiste y capacita a las distintas áreas de gobierno, asignando presupuesto, horas de trabajo, brindando tecnología y asesoría de especialistas. Sólo en lo que va de 2020 incrementamos en un 150% la cantidad de organismos digitalizados en comparación con el período 2016-2019, lo que generó una transferencia directa de recursos y capacidades a todas las jurisdicciones del país. El presunto “desmantelamiento” no tiene correlato con la realidad. Muy por el contrario, después de un año logramos robustecer un sistema descuidado, arrasado, cuya implementación respondía a lógicas empresariales, de amistad y conveniencia.

El uso del Expediente Electrónico no funcionaba “muy bien”: funcionaba mal. Y es el propio expresidente quien clausuró esa política pública. Fuimos nosotros quienes interpretando ese valor y apostando por la tecnología, hicimos todo para volver a ponerlo en valor.

El proceso de innovación del Estado está en marcha en todo el país, el sistema de administración de los documentos es íntegramente digital, cuenta con seguridad, respuestas organizadas y sobre todo, con una base mucho más sólida que la encontrada en 2019.

Hoy, la plataforma de gestión digital de documentos no depende de ninguna empresa, consultora o asesor amigo, tenemos un equipo propio de especialistas y la enorme vocación, voluntad política y compromiso para gestionar los procesos administrativos del Estado Argentino con los mejores estándares. Volvimos mejores, volvimos a ser soberanos.