Distintas áreas municipales vienen manteniendo periódicas reuniones a los efectos de planificar y coordinar los operativos que tendrán lugar en el marco de XXII Encuentro y Fiesta Nacional de Colectividades -del viernes 3 y hasta el 12 de noviembre- a los efectos de garantizar el normal desarrollo del evento. Participan de los operativos Defensa Civil, ETUR, Guardia Urbana, Control Urbano, Inspección General, Instituto del Alimento, Tránsito, Sies, y las secretarías de Cultura y Servicios Públicos, esta última a través de sus direcciones de Transporte, Alumbrado y Política Ambiental. El plan, asimismo, es coordinado con Prefectura y Policía, a cargo de la seguridad del encuentro.

Según se anticipó, Prefectura custodiará el predio en el sector de la costa, detrás de los galpones, y dispondrá además de un guardacostas recorriendo el río a lo largo del área.

Defensa Civil tendrá una carpa como centro de operaciones en el sector norte del predio (Belgrano y Buenos Aires) y otra apostada en el flanco sur (Belgrano pasando la rotonda).

La comunicación interna entre todas las areas intervinientes será permanente y se confeccionará un reporte diario de situación o de balance de jornada para realizar un seguimiento de todas las situaciones suscitadas, centralizado en Defensa Civil. Esto permitirá introducir modificaciones al operativo previsto si es que fuera necesario.

El Sies, por su parte, se encargará de la cobertura sanitaria en todo el predio, con apoyatura de empresas privadas y de la unidad sanitaria San Cristóbal. La GUM, en tanto, tendrá un puesto al lado del escenario, para asistencia de tipo preventiva y disuasiva y para actuar como referente en el caso de niños perdidos.